Офис-менеджер

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

2. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

3. Офис-менеджер должен знать:

• устройство офиса и принципы его зонирования;
• принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса;
• методы стратегического и тактического планирования;
• принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий;
• принципы построение организационной структуры офиса;
• сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;
• этику взаимоотношений в рабочей группе;
• мотивационные методы и мотивационные стратегии;
• основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства;
• особенности составления, разновидности и структуру текста документов;
• принципы организации снабжения офиса;
• требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
• основы бухгалтерского учета;
• деловой этикет;
• иностранный язык;
• техническое оснащение офиса;
• правила пользования оргтехникой;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• основы трудового законодательства;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Должностные обязанности:

• обеспечивать подготовку и организацию работы офиса: осуществлять руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организовывать проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверять санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);
• организовывать подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
• разрабатывать «кодекс» поведения в офисе, обеспечивать работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.);
• руководить работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределять обязанности между ними, доводить до сведения работников принятые решения, определять степень ответственности работников, разрабатывать стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализировать эффективность работы, осуществлять контроль за исполнением принятых решений;
• организовывать работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролировать культуру речи секретарей (операторов);
• осуществлять контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;
• разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
• организовывать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализировать и определять потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составлять планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверять наличие канцтоваров и расходных материалов; анализировать предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивать размещение заказа у поставщиков; заключать договоры);
• определять порядок получения товарно-материальных ценностей, оформлять доверенности, организовывать платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформлять платежные документы;
• организовывать приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;
• обеспечивать хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• назначать работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определять схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому;
• организовывать использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• организовывать:
  • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
  • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
  • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
• организовывать и проводить деловые переговоры (планировать деловые встречи, определять линию деловых переговоров, управлять переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организовывать документальное оформление переговоров, анализировать результаты деловой встречи);
• координировать работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовывать документооборот офиса;
• организовывать ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести деловую переписку, обеспечивать рассылку необходимых материалов;
• осуществлять инвентаризацию хозяйства офиса;
• осуществлять контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составлять распорядок работы офиса, контролировать его соблюдение, вести учет нарушений, анализировать причины нарушений и принимать меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины);
• разрабатывать и внедрять системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществлять контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса;
• оказывать работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимать меры по предупреждению конфликтных ситуаций;
• координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

5. Офис-менеджер имеет право:

• знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
• вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями;
• вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса;
• требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Офис-менеджер несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Рейтинг: 0 (голосов: 0) | Опубликовано: 12 марта 2008, 11:53 | Реплик в обсуждении: 4